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【信息分类与编码】主数据编码的应用场景——财务环节
2019-09-17 21:17:44

财务.png本期一系列文章已经向大家介绍了编码主数据在业务环节中的应用场景。那么,财务环节的主数据编码如何流转和应用呢?

主数据是企业中跨应用的核心业务实体,而财务主数据是指财务信息系统涉及到的、与财务处理相关的主数据。对于非从业者来说,财务工作有些神秘,拥有难以理解的独“语言”。简单来说,企业财务的主要职能包括:

财务核算——资金监控、成本核算、费用控制、往来对账等日常帐务;

财务报表——企业对内、对外报表的合并、汇总及分析。

投融资管理——流动资产、固定资产、流动负债、长期负债、股东权益管理。

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1、账务规范不一致

财务主数据缺乏统一的标准时,财务人员的能力与素质将直接决定凭证的质量,不规范的制证造成不规范的账务处理,从而直接影响报表质量。

2、财务数据不准确

财务主数据缺乏规范的管理流程时,易出现账务处理“事后调错”的违规操作,导致账表不一致、财务数据不准确,无法与业务报表对接分析。

3、财务数据不及时

财务报表对企业决策至关重要,当缺乏必要的自动化手段时,报表时效性无法保证,从而错失了报表本身的价值。

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我们在实施项目过程中,会发现只有部分企业在系统中管理了财务主数据,这些企业通常具有以下特点:

1、战略选择——业财融合

业财融合是通过业务部门和财务部门有效协同管理,使财务资源与业务信息融会贯通,确保企业经营决策合理及有效。

当前经济环境下,企业面临提质增效的转型压力,越来越重视财务管理在业务中的战略视角,从行业竞争与供给关系、周转率与存货成本、效益和效率等多个维度,对行业内外、竞争对手、企业内部财务报表进行分析、指导业务决策,并用数据衡量决策结果,进一步影响和改善业务活动。

2、信息化建设——业务协同

中国企业信息化大致经历四个阶段(如表1),当集团型企业开始重视业财融合时,与之适应的信息化建设也会达到第三阶段:各个系统协同运行实现业务管理的知识化,更加有效的利用资源提升效率。数据在业务和财务全生命周期中流通、共享、交互,为下一步完成业务决策智能化,通过智能技术手段为企业形成的价值创造做准备。

表1企业信息化阶段

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不同类型的企业管理的财务主数据范围不同,常见的财务类主数据包括会计科目、账套、核算组织、固定资产、客户及供应商、应收应付账户等。信息化程度较高(建设财务共享中心或实现数字化生态圈)的企业,财务主数据可能还包含合同、资金、税务、成本、利润、统计指标、财务业务类别等。

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财务管理环节中的主数据编码的目的是唯一识别一类财务数据,以会计科目的编码为例,一般集团型企业的会计科目主数据编码会至少统一管理到二级科目,其中一级科目是由会计准则规定的,禁止企业修改。会计科目广为采用“四位数字定位编号法”,将编号与会计要素按五大类(资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类)四个层级(大类、项目、科目、子目)划分,例如一级科目编码1001表示资产类的“库存现金”科目。会计科目主数据的关键属性见下表2示例。

表2会计科目数据模板示例

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图1.png

图1:财务业务一体化业务流程示意图

根据以上财务业务流程其中一条分支:

销售订单(含产品主数据)——>采购计划、采购订单(含物料、供应商主数据)——>入库单(含物料、库房库位主数据)——>单据记账(含物料、科目主数据,凭证中借:库存商品 贷:应付暂估款)——>存货核算(含物料、科目、库房库位主数据)——>付款单(含供应商、应付账户主数据,凭证中借:应付暂估款 贷:应付账款)

可以看到,信息系统中业务、财务数据的流转实现了业务过程的镜像,因此各类数据的标准化管理,保证他们具有相同的“语言”尤为重要,否则信息系统就沦为了纸制单据的电子化载体,无法承担应有的管理职责。

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1
纸制单据

客户及供应商、会计科目、应收账户、应付账户等财务主数据广泛应用于各类记账凭证、费用报销单等纸制单据中,如下图2所示:

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图2:纸制凭证中的客户及供应商、会计科目

2
财务系统

财务系统中会计科目表是一项重要的基础数据,它以树形的结构展示科目多级管理,科目信息的维护需要按照主数据代码管理办法分级授权管理。

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图3:财务系统中的会计科目表

制证过程中,系统的记账凭证应用了会计科目编码、会计科目名称、客户及供应商、人员主数据,通过记账凭证将业务数据转化为财务数据。

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图4:凭证中的会计科目应用

务系统中固定资产主数据记录了资产编码(物料号)、名称、数量、存放位置及折旧信息,协助完成固定资产调拨、转让、清查、盘盈盘亏、报废管理。也通过折旧的方式使固定资产计入待摊费用,辅助计算产品成本。

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图5:财务系统中的固定资产应用

3

二维码、RFID

《二维码在军工单位财务信息转换中应用》一文中,我们了解到由于军工单位财务系统与互联网处于物理隔离状态,需要基于二维码实现财务信息转换,因此,账户等财务主数据还会在二维码或RFID载体中应用。

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图6:账户主数据在二维码汇款信息中的应用

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务主数据的应用,帮助企业各级机构、各异构财务系统实现基础数据统一标准及共享交互;同时与业务主数据结合支持决策数据可追溯,支持从板块到项目的业务模式分析、从整体到局部的型号产品的分析、从区域到厂商的物料价格分析,使数据层层穿透、自动对接、准确流转。

财务主数据的管理预示着企业运营采取全局视角,经营活动注重协同合作,管理模式和业务、财务活动都实施了具体措施支持企业实现转型。尤其对于我们重资产制造业,固定资产投入高、应收账款额度高,如何通过供应链协同、业财融合来提高能源和资源的利用效率是一个值得关注的问题。

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